FITech-verkostoyliopiston tietosuojailmoitus

Tässä ilmoituksessa kuvataan FITech-verkostoyliopiston erillisopinto-oikeuden hakijoiden ja opiskelijoiden henkilötietojen käsittelytoimia. Ilmoituksessa annetaan EU:n tietosuoja-asetuksen (artiklat 13 ja 14) edellyttämiä tietoja.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteisrekisterinpitäjyyssopimukseen seuraavien yliopistojen välillä.

FITech-verkoston jäsenyliopistot:

Aalto-yliopisto, Aalto-korkeakoulusäätiö sr
Y-tunnus: 2228357-4
PL 11000, 00076 AALTO
Puhelinvaihde: 09 47001

Itä-Suomen yliopisto
Y-tunnus: 2285733-9
Joensuun kampus, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopion kampus, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelinvaihde: 0294 45 1111

Jyväskylän yliopisto
Y-tunnus: 0245894-7
PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto
Puhelinvaihde: 014 260 1211

LUT-yliopisto
Y-tunnus: 0245904-2
PL 20, 53851 Lappeenranta
Puhelinvaihde: 029 446 2111

Oulun yliopisto
Y-tunnus: 0245895-5
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Puhelinvaihde: 0294 480 000

Tampereen yliopisto, Tampereen korkeakoulusäätiö sr
Y-tunnus: 2844561-8
Kalevantie 4, 33014 Tampereen yliopisto
Puhelinvaihde: 0294 5211

Turun yliopisto
Y-tunnus: 0245896-3
20014 Turun yliopisto
Puhelinvaihde: 029 450 5000

Vaasan yliopisto
Y-tunnus: 0209599-8
PL 700, 65101 Vaasa
Puhelinvaihde: 029 449 8000

Åbo Akademi
Y-tunnus: 0246312-1
Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo
Puhelinvaihde: 0221531

Hankekohtaiset yliopistot:

Helsingin yliopisto
Y-tunnus: 0313471-7
PL 4, 00014 Helsingin yliopisto
Puhelinvaihde: 02941 911

Yhteyshenkilö: FITechin operatiivinen johtaja, info(at)fitech.io

Tietosuojavastaavat

Aalto-yliopisto: dpo(at)aalto.fi
Itä-Suomen yliopisto: tietosuoja(at)uef.fi
Jyväskylän yliopisto: tietosuoja(at)jyu.fi
LUT-yliopisto: tietosuoja(at)lut.fi
Oulun yliopisto: dpo(at)oulu.fi
Tampereen yliopisto: dpo(at)tuni.fi
Turun yliopisto: dpo(at)utu.fi
Vaasan yliopisto: tietosuojavastaava(at)uwasa.fi
Åbo Akademi: dataskydd(at)abo.fi
Helsingin yliopisto: tietosuoja(at)helsinki.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • opintoihin hakeutumisen, opiskelijoiden valinnan sekä opetuksen organisointi
  • viestintä opintoihin hakeville ja opiskelijoille
  • viranomaisraportointi pseudonymisoidusti
  • koulutukseen hakemiseen liittyvien tietojen raportointi rahoittajalle
  • opiskelijoiden suorittamien opintojen tilastointi ja raportointi rahoittajille
  • digitaalisten suoritusmerkkien luominen, hallinnointi ja myöntäminen opiskelijan hakemuksesta
  • tulevien koulutusten markkinointi niille, jotka ovat antaneet tähän luvan hakiessaan koulutukseen
  • toiminnan kehittäminen (esimerkiksi tilastojen, kyselyiden ja palautteiden käsittely ja hyödyntäminen toiminnan, kuten opetuksen ja prosessien kehittämiseksi) ja
  • tapahtumien järjestäminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

  • yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta (liittyen kehittämistavoitteisiin henkilötietojen minimointiperiaatteen mukaisesti ja koulutuspalveluiden järjestämiseen ja viestintään)
  • rekisteröidyn suostumus (liittyen koulutuspalveluiden markkinointiin)
  • rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite ja
  • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.

Keskeinen lainsäädäntö

  • Yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
  • Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista 794/2004
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
  • Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
  • Laki Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta 682/2021

Rekisterinpitäjien roolit tietojenkäsittelyssä

Yliopistot toimivat yhteisrekisterinpitäjinä seuraavien käsittelytoimien osalta:

Aalto-yliopisto FITech-verkostoyliopiston koordinaattorina

  • organisoi hakemisen FITech-opintoihin sähköisessä järjestelmässä (Opintopolku)
  • neuvoo hakijoita
  • viestii hakijoille ja opiskelijoille
  • kokoaa opintosuoritukset yliopistoista tilastointia ja raportointia varten
  • luo kurssikohtaiset digitaaliset suoritusmerkit palvelussa ja myöntää laajemmat osaamismerkit
  • kerää ja analysoi palautetta
  • tekee markkinointitoimenpiteitä ja
  • järjestää tapahtumia.

Kaikki yliopistot

  • raportoivat Aalto-yliopistolle suoritetusta opinnoista tilastointia ja raportointia varten
  • myöntävät digitaaliset suoritusmerkit aikuisopiskelijoiden hakemuksesta omien kurssiensa osalta.

Yliopistot toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä seuraavien käsittelytoimien osalta:

  • käsittelevät oman yliopistonsa osalta kursseille hakeneiden henkilöiden hakemukset sähköisessä järjestelmässä (Opintopolku)
  • myöntävät opiskeluoikeudet ja antavat erilliset opinto-oikeudet omissa tietojärjestelmissään (Peppi, Sisu)
  • viestivät omien kurssiensa opiskelijoille
  • rekisteröivät opintosuoritukset omissa tietojärjestelmissään (Peppi, Sisu)
  • keräävät palautetta omasta opetuksestaan ja
  • tekevät lakisääteiset raportoinnit kansallisiin tietovarantoihin.

Tietojen käsittely ja luovuttaminen

Tietoja käsittelevät vain ne FITech-verkoston yliopistojen työntekijät tai yliopistojen toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Hakijan hakemusta käsittelevät vain ne yliopistot, joiden hakukohteisiin hakija on kyseisellä hakemuksella hakenut.

Yliopistot voivat käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Yliopistot luovuttavat henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelevät niitä muita kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa.

Yliopistot voivat luovuttaa lakiin perustuen henkilötietoja koulutushankkeen rahoittajalle, esimerkiksi Opetus- ja kulttuuriministeriölle ja Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskukselle (JOTPA).

Rekisterin tietosisältö

Perustiedot:

  • nimi, oppijanumero (OID), ikä/syntymäpäivä, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, henkilötunnus, kotikunta, käyttäjätunnus, IP-osoite

Yhteystiedot:

  • kotiosoite (turvakiellon alaista osoitetietoa ei välitetä), sähköpostiosoite, puhelinnumero

Opiskelijatiedot:

  • opiskelijan kotikorkeakoulun opiskeluoikeustiedot sekä tiedot kohdekorkeakouluun rekisteröidyistä opiskeluoikeuksista
  • tiedot opinnoista, joihin opiskelija on jättänyt rekisteröintipyynnön sekä näihin liittyvät opetukseen ilmoittautumisen tiedot
  • opiskelijanumero

Muut:

  • onko hakija työssä, työtön, tai muu (työvoiman ulkopuolella)

Suoritustiedot:

  • opiskelijan opintosuoritukset (tieto kurssin suorittamisesta) siltä osin, kun hän on hakenut digitaalista suoritusmerkkiä FITechin käyttämästä palvelusta.

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Hakijat ja opiskelijat itse
  • Opintopolku
  • FITech-yliopistojen opintotietojärjestelmät (Peppi, Sisu)
  • Aalto-yliopiston asiakkuus- ja ilmoittautumisjärjestelmät kuten esim. Webropol, Aalto-yliopiston Zoom-ympäristö (sijaitsee EU:n alueella), Salesforce
  • Sähköpostilistat Dynamics (Aalto), Salesforce case management (Aalto)
  • Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (JOTPA) asianhallintajärjestelmä

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yliopistojen tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Tällä hetkellä tietoja ei luovuteta EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen

  • Käyttäjätunnus
  • Salasana
  • Kaksivaiheinen tunnistautuminen
  • Pääsynhallinta
  • Lokitieto

Fyysinen pääsynhallinta

Henkilötietojen säilytysaika ja määrittämiskriteerit

  • Hakijoiden ja opiskelijoiden tietoja säilytetään Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä sekä yliopistojen täydentävien päätösten mukaisesti. Periaatteet kuvataan yliopistojen tietosuojailmoituksissa.
  • Markkinointia varten kerättyjä henkilötietoja säilytetään, kunnes rekisteröity pyytää niiden poistamista.
  • Tapahtumien järjestämiseksi kerätyt henkilötiedot poistetaan tapahtuman jälkeen.
  • Kyselyiden ja palautteiden yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään pseudonymisoituna tilastointitarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittely automaattisen päätöksentekoon ml. profilointi

Henkilötietoja ei käsitellä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröityjen oikeudet

Oikeus saada tutustua tietoihin

  • Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään tai saada vahvistus, että häntä koskevia tietoja ei käsitellä.

Oikeus saada oikaista tietoja

  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi rekisteröinnin kohteella on oikeus vaatia, että häntä koskevat tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

  • Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen rekisteröidyllä voi olla oikeus saada henkilötietonsa poistettua korkeakoulujen rekistereistä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

  • Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietojen tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

  • Rekisteröidyllä on henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
  • Rekisteröidyllä on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679) tai muuta tietosuojalainsäädäntöä.

Kun tietojenkäsittelyn peruste on suostumus, rekisteröity voi tehdä rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt osoitteeseen info(at)fitech.io.

Rekisteröity voi olla FITech-opintoja koskevissa asioissa yhteydessä sen yliopiston tietosuojavastaavaan, jonka opintoja suorittaa tai Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan.